quarta-feira, 27 de abril de 2011

Dicas para deixar o escritório sempre organizado

RIO - Livros, revistas, relatórios, canetas. Na hora de planejar o home-office, o negócio é tirar partido do espaço para organizar da melhor forma possível seus apetrechos. Até porque, explica a personal organizer Verônica Fraga, o pensamento mais comum de quem tem um escritório desorganizado é: "Arrumar para quê, se daqui a pouco vou voltar a trabalhar e bagunçar tudo de novo?". Daí a passar a manter o ambiente fechado na presença de visitas é um passo. Mas, ressalta a especialista, um ambiente de trabalho organizado pode proporcionar um ganho de tempo de mais de 40%.

- A bagunça prejudica a concentração e a criatividade, suga sua energia e gera estresse. Resultado: a produtividade cai - alerta ela.

O Morar Bem pediu a consultora em organização para dar algumas dicas para quem não sabe por onde começar a arrumar a bagunça do escritório. Com paciência e determinação, o seu ambiente pode ficar "um brinco" e de portas sempre abertas para quem quer que apareça na sua casa.

1 - Separe os documentos relacionados a tarefas que precisam ser realizadas hoje dos que necessitam de solução em uma semana. Do restante, arquive o necessário e jogue fora o que não vai mais precisar.

2 - Deixe sobre a mesa só o material de trabalho imediato.

3 - Determine locais com identificação para colocar as outras coisas.

4 - Elimine aqueles pedacinhos de papéis para anotações e passe a usar bloco de notas ou risque-rabisque.

5 - Use a metodologia do "um de cada vez" (uma caneta, um lápis, uma borracha.), o resto deixe guardado em armário ou gaveta para ser usado na medida em que precisar.

6 - Separe papéis, documentos e objetos por categorias - livros, CDs, arquivo morto (de anos anteriores) - e guarde-os em caixas ou pastas separadas e identificadas.

7 - Anote sempre a data de recebimento de um documento (protocole).

8 - Crie nichos para separar os documentos. Mantenha uma "pilha" de entrada, outra para casos em andamento e outra para arquivo. Os portas-papéis de mesa são ideais para essa classificação.

9 - Estipule um horário para verificar as correspondências.

10 - Nunca deixe para depois o que precisa ser resolvido agora.

11 - No final, ordene tudo por assunto ou alfabética, crie um índice no Word ou em outro programa para facilitar a busca.

12 - Dedique um tempo à decoração. A organização já ajuda muito a melhorar a estética do ambiente, mas você sempre pode fazer algo para deixá-lo mais gostoso e aconchegante. Enfim, com a sua cara.
Fonte: oglobo